Foreign Representative Office Setup

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài AZVLAW là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp quốc tế mong muốn mở rộng thị trường và phát triển tại Việt Nam. Với kinh nghiệm dày dặn trong việc hỗ trợ các công ty nước ngoài, AZVLAW cam kết cung cấp giải pháp nhanh chóng, hiệu quả và hoàn toàn tuân thủ các quy định pháp lý. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình, đảm bảo mọi thủ tục thành lập văn phòng đại diện được thực hiện suôn sẻ và đúng quy trình, giúp doanh nghiệp nhanh chóng gia nhập và vững vàng tại thị trường Việt Nam.

1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, các điều kiện để thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được quy định như sau:

• Thương nhân nước ngoài phải được thành lập và đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia hoặc vùng lãnh thổ tham gia các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.
• Thương nhân nước ngoài cần có ít nhất 1 năm hoạt động kể từ ngày thành lập hoặc được đăng ký kinh doanh.
• Nếu Giấy đăng ký kinh doanh hoặc các giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định về thời gian hoạt động, thì thời hạn còn lại ít nhất phải là 1 năm tính từ thời điểm nộp hồ sơ.
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải tuân thủ cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia.
• Trong trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc nếu thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan quản lý chuyên ngành có thẩm quyền.

Những trường hợp không đủ điều kiện thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

• Không đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
• Thương nhân nước ngoài yêu cầu cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong vòng 2 năm kể từ ngày Giấy phép trước đó bị thu hồi theo quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
• Việc thành lập Văn phòng đại diện bị cấm do các yêu cầu về quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội, đạo đức xã hội hoặc sức khỏe cộng đồng.

2. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại AZVLAW

2.1 Thông tin hồ sơ cần cung cấp cho AZVLAW

Khi sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại AZVLAW, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp các tài liệu cơ bản sau:

1. Giấy phép kinh doanh (GPKD) hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài: Được xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền nơi công ty mẹ đăng ký (bản sao đã dịch công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự).
2. Báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của công ty mẹ trong năm tài chính gần nhất (bản sao dịch công chứng).
3. Giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu Văn phòng đại diện (bản sao dịch công chứng).
4. Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (bản sao chứng thực).

Lưu ý: Tất cả hồ sơ cần được công ty mẹ ký và đóng dấu. Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự, trừ khi được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia liên quan là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại, hoặc theo quy định pháp luật.

Với sự hỗ trợ từ AZVLAW, doanh nghiệp có thể yên tâm về tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ khi thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

2.2 Quy trình dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Quy trình khi doanh nghiệp lựa chọn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại AZVLAW được thực hiện một cách tỉ mỉ và chuyên nghiệp, bao gồm các bước sau:

1. Tư vấn và kiểm tra thông tin: Chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về việc thành lập văn phòng đại diện, bao gồm tên, địa chỉ và các yêu cầu cần thiết. Đồng thời, chúng tôi kiểm tra và xác minh mọi thông tin để đảm bảo tính chính xác.
2. Ký kết hợp đồng dịch vụ: Sau khi thống nhất các điều kiện dịch vụ, hai bên sẽ ký hợp đồng chính thức, đảm bảo mọi cam kết và yêu cầu đều rõ ràng và minh bạch.
3. Soạn hồ sơ và ký kết tại chỗ: Chúng tôi tiến hành chuẩn bị hồ sơ mở văn phòng đại diện theo yêu cầu của khách hàng. Đại diện của doanh nghiệp sẽ ký các tài liệu cần thiết tại thời gian và địa điểm thuận tiện.
4. Nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình: Hồ sơ sẽ được nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, và chúng tôi sẽ liên tục giám sát tiến trình xử lý hồ sơ để đảm bảo mọi bước đều diễn ra đúng kế hoạch.
5. Nhận Giấy chứng nhận hoạt động: Sau khi hồ sơ được phê duyệt, đại diện doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận hoạt động Văn phòng đại diện từ Sở Kế hoạch và Đầu tư.
6. Bàn giao Giấy phép tận nơi: Để tạo sự thuận tiện, chúng tôi sẽ bàn giao Giấy phép thành lập văn phòng đại diện trực tiếp cho doanh nghiệp.
7. Tư vấn và hỗ trợ tiếp theo: Sau khi nhận được Giấy phép, chúng tôi tiếp tục đồng hành, cung cấp tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp trong các thủ tục liên quan.

Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao và đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình, đảm bảo rằng việc thành lập văn phòng đại diện diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

3. Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

3.1 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài cần chuẩn bị các hồ sơ sau đây:

1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện: Đơn phải theo mẫu MĐ-1 trong Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT, và phải được ký bởi người đại diện hợp pháp của thương nhân nước ngoài.
2. Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương: Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc các giấy tờ tương tự của thương nhân nước ngoài, được cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự Việt Nam tại nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3. Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện: Thương nhân nước ngoài cần cung cấp văn bản bổ nhiệm chính thức người đứng đầu văn phòng đại diện của mình.
4. Báo cáo tài chính hoặc giấy xác nhận nghĩa vụ thuế: Bản dịch có chứng thực của báo cáo tài chính đã được kiểm toán, hoặc văn bản xác nhận tình hình thuế và tài chính trong năm tài chính gần nhất. Tài liệu này cần được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi thương nhân nước ngoài đăng ký xác nhận, chứng minh hoạt động và sự tồn tại của doanh nghiệp trong năm tài chính gần nhất.
5. Giấy tờ tùy thân của người đứng đầu văn phòng đại diện: Cần bản dịch có chứng thực của hộ chiếu, chứng minh nhân dân, hoặc thẻ căn cước công dân (đối với người Việt Nam), hoặc bản sao hộ chiếu (đối với người nước ngoài) của người đứng đầu văn phòng đại diện.
6. Tài liệu về địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện:
   • Hợp đồng thuê văn phòng: Cần sao y chứng thực hợp đồng thuê văn phòng.
   • Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: Cung cấp bản công chứng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê, nếu thuê từ doanh nghiệp, cần có thêm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của bên cho thuê có chức năng kinh doanh bất động sản.
7. Lưu ý: Địa điểm văn phòng đại diện phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam về an ninh, trật tự, vệ sinh lao động và các điều kiện khác.

Lưu ý quan trọng: Tất cả tài liệu đều phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp có ngoại lệ. Toàn bộ hồ sơ xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện phải được công ty mẹ ký và đóng dấu.

Với các bước chuẩn bị và các tài liệu cần thiết này, quá trình thành lập văn phòng đại diện sẽ được thực hiện thuận lợi và nhanh chóng.

3.2 Các bước thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Thời gian hoàn tất: 7-10 ngày làm việc.

Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu cho văn phòng đại diện
Thời gian hoàn tất: 5 ngày làm việc.

Bước 3: Đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện của công ty nước ngoài
Thời gian hoàn tất: 5-7 ngày làm việc.

4. Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Mở tài khoản chuyên dùng ngoại tệ và tài khoản chuyên dùng bằng đồng Việt Nam có nguồn gốc ngoại tệ tại ngân hàng được cấp phép hoạt động tại Việt Nam. Tài khoản này chỉ được sử dụng cho các hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Hàng năm, trước ngày 30 tháng 01, Văn phòng đại diện cần gửi báo cáo hoạt động trong năm qua bằng văn bản đến Sở Công Thương theo mẫu quy định.
• Cần thiết lập sổ quỹ tiền mặt để ghi nhận đầy đủ tất cả các khoản thu, chi liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Xin cấp giấy phép lao động cho các nhân viên người nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có).
• Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các nhân viên của Văn phòng đại diện.
• Hàng năm, công ty nước ngoài phải xác nhận thu nhập và mức lương (theo mẫu) của trưởng đại diện và nhân viên Văn phòng đại diện.
• Nộp thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm cho trưởng đại diện và các nhân viên của Văn phòng đại diện (nếu có). Khi thực hiện nghĩa vụ thuế, lưu lại các tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế từ cơ quan thuế, đồng thời thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm cho trưởng đại diện và nhân viên của Văn phòng đại diện.
• Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành.

5. Một số quy định khi thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Một số quy định quan trọng khi thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

• Số lượng Văn phòng đại diện: Mỗi thương nhân nước ngoài chỉ được phép thành lập một Văn phòng đại diện có tên gọi giống nhau trong phạm vi mỗi tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương.
• Điều kiện về trụ sở Văn phòng đại diện:
  • Văn phòng đại diện có thể thuê trụ sở để hoạt động tại Việt Nam, nhưng không được cho thuê lại hoặc cho mượn trụ sở.
  • Địa điểm đặt trụ sở phải nằm trong khu vực được phép hoạt động văn phòng và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam về an ninh, trật tự, an toàn lao động, và các quy định khác liên quan.
• Quy định về tên gọi của Văn phòng đại diện:
  • Tên văn phòng phải sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm theo các chữ F, J, Z, W, cùng với số và ký hiệu.
  • Tên phải bao gồm tên của thương nhân nước ngoài và kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
  • Tên văn phòng phải được gắn hoặc viết tại trụ sở và phải nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trong các tài liệu, ấn phẩm, hồ sơ giao dịch do văn phòng phát hành.
• Hoạt động của Văn phòng đại diện:
  Văn phòng đại diện chỉ thực hiện các chức năng như liên lạc, nghiên cứu thị trường, và thúc đẩy cơ hội đầu tư, không bao gồm các dịch vụ mà Văn phòng đại diện thực hiện trong lĩnh vực đó theo quy định của các văn bản pháp luật chuyên ngành.
• Chế độ báo cáo hoạt động:
  • Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, văn phòng đại diện phải gửi báo cáo hoạt động trong năm trước đó theo mẫu của Bộ Công Thương đến cơ quan cấp Giấy phép qua đường bưu điện.
  • Ngoài ra, văn phòng có trách nhiệm cung cấp tài liệu hoặc giải trình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
• Yêu cầu đối với người đứng đầu Văn phòng đại diện:
  Người đứng đầu Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không được đồng thời giữ các chức vụ sau:
  • Người đứng đầu chi nhánh của cùng một công ty, tổ chức nước ngoài.
  • Người đứng đầu quản lý chi nhánh thuộc một công ty, tổ chức nước ngoài khác.
  • Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc của thương nhân nước ngoài khác.
  • Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế tại Việt Nam.

Các quy định trên giúp đảm bảo hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam diễn ra hợp pháp và hiệu quả, đồng thời duy trì sự minh bạch và trách nhiệm trong quá trình hoạt động của thương nhân nước ngoài.

6. Một số câu hỏi thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện cần lưu trữ những hồ sơ gì trong suốt quá trình hoạt động?

Trong suốt quá trình hoạt động, Văn phòng đại diện cần bảo quản các tài liệu quan trọng sau: Giấy phép hoạt động, con dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu, Thông báo mã số thuế nộp thay của Văn phòng đại diện và các hồ sơ, chứng từ liên quan được hướng dẫn tại mục thủ tục sau khi thành lập văn phòng.

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam có thể ký hợp đồng kinh tế không?

Với mục tiêu hoạt động chính là nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại tại Việt Nam, Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không được phép ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế.

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có quyền thu hộ tiền từ khách hàng trả cho công ty nước ngoài không?

Do phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện chỉ bao gồm nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại tại Việt Nam, nên Văn phòng đại diện không được phép thu hộ các khoản tiền từ khách hàng trả cho công ty nước ngoài.

Công ty nước ngoài không có dấu, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?

Ngoài Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của công ty nước ngoài, các tài liệu khác trong hồ sơ thành lập không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của công ty nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại AZVLAW là giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp quốc tế mong muốn mở rộng hoạt động tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn từng bước trong quy trình từ chuẩn bị hồ sơ, xin giấy phép đến thực hiện các thủ tục pháp lý, đảm bảo mọi bước đều tuân thủ đúng quy định của pháp luật Việt Nam. Hãy liên hệ ngay với AZVLAW để được tư vấn chi tiết và triển khai nhanh chóng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài của bạn!